Unidad 19. Compartir documentos (VI)

También puedes abrir Excel Online desde dentro de OneDrive. Una vez en OneDrive, pulsa el botón y se abrirá un desplegable como el que ves a continuación para elegir el tipo de documento que quieres crear.

 

Si elegimos Libro de Excel, se abrirá Excel Online y nos presentará una hoja en blanco de Excel. La pantalla de Excel Online tiene el siguiente aspecto:

Como ves, se ejecuta dentro del navegador, en este caso Internet Explorer, pero también funciona con otros navegadores (Chrome, Firefox, etc.).

El diseño de la pantalla de la versión Online es prácticamente idéntico a la versión de escritorio, salvo por el hecho de que incluye menos funciones.

El tipo de documento es el mismo (.xlsx), por lo que podemos abrir un documento en ambas versiones.

En la versión de escritorio, al guardar un documento, podemos elegir entre guardarlo en nuestro equipo o en OneDrive, como muestra la siguiente pantalla.

 

Una desventaja de la versión Online es la dependencia de la velocidad de la conexión. Con velocidades de conexión altas no hay ningún problema, ya que las distintas aplicaciones de Office Online responden rápidamente. Pero, cuando la velocidad es baja, puede haber algún problema, ya que cada acción que realizamos la estamos enviando a través de internet a un servidor, y esto siempre se traduce en tiempo de espera.

Por ello, al usar una de las aplicaciones de Office Online, hay que tener en cuenta este posible inconveniente, aunque suponen una herramienta muy útil para realizar modificaciones, trabajar en red, actualizar documentos o disponer de herramientas en lugares en que no tenemos instalado el programa pero disponemos de conexión a internet.

Incluso si no disponemos de ordenador, también podemos acceder a una versión para teléfonos inteligentes (smartphones), como veremos en el punto siguiente con la aplicación Office Mobile.

Otra desventaja es la menor cantidad de herramientas disponibles. La versión online de Office no está pensada para sustituir a la aplicación instalable.

Por ello, si en el ordenador tienes instalado Excel 2016, es mejor que las grandes modificaciones las realices desde ahí, y no desde la versión online. Al visualizar un archivo que está online, en OneDrive, tienes la opción de Modificar en Excel. De forma que editarás el archivo en local (en tu ordenador), pero los cambios se guardarán en la versión online (en internet) y estarán disponibles en la red para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.