Unidad 12. Los informes (IV)

12.4. La vista diseño de informe

La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.

Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel de navegación y elegir en su menú contextual, si el imforme ya está abierto en otra vista podemos también seleccionar la Vista Diseño de la pestaña INICIO.

Nos aparece la ventana diseño:

El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

• El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar únicamente al principio del informe, como su título.
• El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al principio de cada página, como los encabezados de los registros, el logo, etc.
• Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un único registro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros.
• El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada página, como la fecha del informe, el número de página, etc.
• El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en el menú contextual del informe que aparece cuando haces clic derecho sobre cualquier sección del informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en esas secciones. Eligiendo otra vez la misma opción, volverán a aparecer las secciones pero vacías.

Si quieres que en una determinada impresión del informe no aparezca una de las secciones pero no quieres eliminar los controles de la misma, puedes ocultar la sección. Para ello cambia su propiedad Visible a Sí o a No según te convenga en su Hoja de Propiedades. Para acceder a la Hoja de propiedades, en la pestaña Diseño > grupo Herramientas tienes el botón Hoja de Propiedades, se abrirá la hoja de propiedades del elemento seleccionado en ese momento, para ver las propiedades de otra sección abre el desplegable Tipo de selección: Sección, y elige la sección (Encabezado, Detalle, o la que quieras). Los cambios no se observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes.

Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.

 

12.5. La pestaña Diseño de informe

Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.

A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra una mezlca de la vista Informes y Diseño y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.

La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a impresora.

En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al informe. No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de los formularios.

El botón Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y totales permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos más adelante.

En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante. También encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de página como el número de página o la fecha del informe.

En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa página de código haciendo clic sobre el botón .

Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.