Unidad 8. Aplicaciones de Office (I)

8.1. Introducción

Uno de los complementos de software más comunes en todas las versiones de Windows es el paquete de aplicaciones llamado Microsoft Office. Es tan común ver Office instalado en equipos PC con Windows que muchos usuarios confunden unos y otros. Hay quien piensa que las aplicaciones de Office son parte inherente del sistema operativo Windows. Y no faltan los casos drásticos que lo consideran al revés, que Windows es una aplicación más de Office. Eso se debe con frecuencia al hecho de que muchos ordenadores los venden con Microsoft Office instalado. A veces, con licencias de prueba de corto tiempo y en otras como un paquete que incluye las aplicaciones completas.

Microsoft Office y Windows 10 no son la excepción. Es un complemento de software muy común, pero en realidad independiente al Sistema Operativo. Microsoft Office es un paquete que incluye el procesador de palabras Word, la hoja de cálculo Excel, el generador de presentaciones en pantalla PowerPoint y, en algunos casos, un manejador de bases de datos llamado Access, entre otras aplicaciones secundarias que suelen añadirse según la versión de Office.

En este curso no veremos el manejo de Microsoft Office, pues nos alejaría del objetivo de conocer Windows 10, además de que aportaría a la confusión que rodea la relación entre Office y Windows. Además, en aulaclic.es tenemos los cursos que necesitas para aprender extensa y fácilmente todos las aplicaciones de este paquete. En lugar de eso, daremos en esta unidad una mirada breve a las distintas versiones de Microsoft Office disponibles para Windows, haciendo hincapié en que podemos utilizar la versión en línea de modo gratuito.

 

8.2. Versiones de Office

Cuando adquirimos un ordenador con Windows 10, sin Office instalado, vemos sin embargo una aplicación entre las baldosas del menú Inicio denominada Obtener Office, lo que refuerza la impresión de que Office es parte de Windows, aunque no sea así.

Su función, por simple que parezca, es facilitar la adquisición de Microsoft Office por parte del usuario. Al hacer clic en él podemos ver la oferta del día, por decirlo de ese modo. Sin embargo, lo que otros usuarios pueden obtener puede diferir en función del país. Incluso, en una misma región, puede cambiar con el tiempo. Al momento de escribir estas líneas, al hacer clic en la aplicación, abrió una ventana con una oferta:

Al pulsar el botón Actualizar ahora, se abrirá la página para comprar Microsoft Office en línea. La idea no es que repasemos un comercial en donde intentan vendernos el software, sino que podamos identificar las alternativas que tenemos respecto a él en lo que a Windows se refiere.

Actualmente hay, básicamente, cuatro versiones de Office, cada una con algunas variantes menores que incluyen más o menos aplicaciones: Office 365, Office 2016, Office Mobile (en realidad, se trata de las versiones para dispositivos móviles de las aplicaciones por separado) y Office Online.

• Office 365 es el producto más completo y se vende con licencias de un mes o de un año. Al adquirir una licencia por cualquier periodo, lo que se obtiene es la versión instalable para uno o varios equipos (según el pago) de Excel, Word, PowerPoint y otros programas, más otros servicios: almacenamiento en la nube, tiempo para llamadas a través de Skype y todas las actualizaciones de Office que surjan en el periodo de vigencia de la licencia. En otras palabras, lo que Microsoft vende es el servicio de mantener el software permanentemente actualizado y algunos extras de servicios en línea.
• Office 2016 es simplemente la versión actual de Office. Se obtienen las versiones instalables de los programas que lo componen, pero el usuario no tiene derecho a ninguna actualización a versiones posteriores. Si éstas surgen, deberá pagar aparte por ellas. Tampoco tiene acceso a todos los servicios en línea que ofrece la versión 365, aunque sí puede almacenar sus documentos en la nube a través de OneDrive. Su ventaja es que una vez adquirido, su licencia no caduca como la versión 365.
• Office Mobile es en realidad las versiones reducidas de Word, Excel y PowerPoint que pueden descargarse por separado en smartphones con Windows, iPhone y Android a través de sus respectivas tiendas de aplicaciones, de Microsoft, AppStore (de Apple) y Play Store (de Google). Permiten abrir y editar documentos, así como almacenarlos en la nube siempre y cuando lo hagamos desde los mismos smartphones. Requerimos usar la misma cuenta de Microsoft que usamos en nuestras sesiones de Windows para poder tener acceso a nuestra unidad de OneDrive en la nube y ahí abrir y grabar nuestros archivos, por lo que también es necesaria una conexión a Internet activa. Curiosamente, también es posible instalar las aplicaciones "mobile" de Word, Excel y PowerPoint en nuestra PC con Windows 10, lo cual nos permitirá abrir sus respectivos archivos, pero no nos permite realizar tareas de edición. Es decir, las aplicaciones mobile de estos programas son más útiles, precisamente, en dispositivos móviles de menor tamaño, no en ordenadores de escritorio ni laptops portátiles.
• Finalmente, desde nuestra PC con Windows 10, que es lo que nos importa en este momento, con una sesión activa con nuestra cuenta de Microsoft y una conexión a Internet, podemos usar las versiones en línea de estos programas de manera gratuita. No tienen las funciones que tienen las versiones instalables de Office 365 y 2016, pero permiten crear documentos con una presentación razonablemente buena e incluso colaborar con otras personas en su elaboración en tiempo real. Los documentos se graban de manera automática en nuestra unidad de OneDrive, aunque, como sabemos, podemos después copiar dichos archivos al disco duro de nuestro ordenador personal. De ese modo, no necesariamente debemos comprar alguna de las versiones de paga de Microsoft Office. Tal vez no sea la solución ideal, pero funciona en tanto haya una conexión a Internet funcionando.

Una vista sintética de estas versiones y sus diferencias podemos obtenerla en la siguiente tabla:

Tabla comparativa de versiones de Office

	Office 365	Office 2016	Mobile	Online
De paga	Sì	Sì	No	No
Instalable en el ordenador	Sí	Sí	Sí	No
OneDrive	Sí ampliado	Sí ampliado	Sí limitado	Sí limitado
Skype	Sí	Sí	No	No
Actualizable	Sí	No	No	No
Soporte técnico	Sí	Sí	No	No
Todas las funciones de edición	Sí	Sí	No	No
Todas las aplicaciones	Sí	Sí	No	No